Los equipos no solo son de fútbol o cualquier otro deporte. Los equipos son parte de la sociedad y forman parte del tejido de cada comunidad o ámbito en mayor o menor medida. Por ejemplo, en el mundo laboral, los equipos de trabajo, son esenciales. Sobre todo a nivel empresa o cuando para realizar algunas funciones específicas o trabajos como la construcción, las cadenas de montaje, producción o fabricación o incluso, a nivel pequeño o gran comercio. Cuando la labor la desempeñan más de dos personas, se constituye un equipo.
Estos equipos son la herramienta fundamental de cada empresa y, gracias a ellos, se sacan adelante las tareas y proyectos de cada una de ellas. Cada equipo puede ser un eslabón de esa cadena que compone una empresa. El engranaje de esas cadenas y eslabones, conforman el tejido empresarial de los diferentes sectores. Por lo tanto, los equipos de trabajo, así como los trabajadores, son los elementos esenciales para que toda empresa, funcione como corresponde. Sin el factor humano, las empresas no disponen de la mano de obra necesaria para considerarse como tal y ejercer sus funciones, cumplir con sus compromisos y, en definitiva, prosperar.
Dada la, cada vez más, creciente importancia que se le concede a aspectos como la gestión de los recursos, que la gestión de los equipos de trabajo ocupe un lugar primordial, no es de extrañar. Para llevar a cabo una buena gestión de los equipos de trabajo, nada como conocer a sus componentes. Esta labor puede verse facilitada por la implementación en las empresas de programas destinados a la gestión de recursos humanos como Kairos, plataforma de elección para muchos empresarios y sus departamentos de recursos humanos. Con una gestión de personal eficaz, los resultados de la empresa, serán mucho mejores. Por lo que en este artículo vamos a compartir algunos aspectos sobre la mejor forma de gestionar a los equipos de trabajo.
De que va esto de gestionar equipos de trabajo
Afortunadamente, cada vez se valora en mayor medida el factor humano y el esfuerzo de cada trabajo. Tanto a nivel personal como a nivel equipo, saber gestionar de forma adecuada a los diferentes equipos de trabajo, hace posible que los empleados trabajen de forma homogénea en pro de un objetivo común. Al mismo tiempo, si la gestión de equipos se lleva a cabo de la forma correcta, los empleados, se sentirán más valorados y eso redundará en una mayor y mejor productividad.
En otras palabras, la gestión de equipos y recursos, consiste en un proceso que se ocupa de distribuir y gestionar el trabajo de forma eficiente, con la finalidad de que el equipo ofrezca un mayor rendimiento. Si la gestión se efectúa de la forma adecuada, se maximiza el desempeño de los componentes, es decir, los empleados, se disipa el caos y el día termina de forma satisfactoria para todos. Los componentes del equipo se sentirán seguros en lo que a volumen de trabajo y capacidad personal respecta, por lo que los resultados serán más rápidos y mejores. Como no se trata de una ciencia exacta, para gestionar estos equipos, existen técnicas y por supuesto, programas de gestión como el que ya hemos citado. Sin embargo, lo mejor que se puede tener para gestionar equipos de trabajo de forma eficaz es contar con cualidades como la inteligencia emocional o la escucha activa. Si conoces a los componentes de tu equipo de trabajo, será más fácil gestionar los equipos.
Hablar de gestión de equipos de trabajo, consiste en algo más que gestionar el rendimiento y la productividad. Al mismo tiempo hay que controlar aspectos que, sin ser los esenciales, influyen en el resultado del trabajo por lo que deben considerarse igual de importantes.
La importancia de la gestión de equipos adecuada se ha puesto de manifiesto en el momento en que las investigaciones y estudios realizados, demuestras que el ochenta por cien de los trabajadores en activo, se sienten sobrecargados de trabajo y cercanos a la extenuación. Además, cuatro de cada cinco, se sienten menos comprometidos con el trabajo cuando suben sus niveles de estrés. Siendo así, la gestión de los recursos, hace posible que el trabajo se distribuya de forma eficiente entre los miembros del equipo. De esta manera, se disminuye el agotamiento, se minimiza el estrés y se evita la sobrecarga de trabajo para algunos.
Para lograr llevar a cabo una buena gestión de equipos, hay que encontrar el equilibrio necesario entre las cargas de trabajo de los miembros del equipo, preservar la motivación de todos los componentes y ser perfectamente capaz de identificar fortalezas y debilidades. Combinando estos aspectos, se mejora el rendimiento y la productividad general. Hacerlo posible conlleva cumplir con los siguientes puntos:
- Hacer que los componentes del equipo tengan objetivos claros.
- Ayudar a que se acepte la diversidad, las fortalezas y las debilidades de cada uno de los miembros del equipo.
- Facilitar una buena comunicación entre los miembros del equipo y el líder.
- Conocer a la perfección el organigrama de la empresa, así como los roles y funciones de cada uno de los componentes de la misma.
Como gestionar equipos en pocos pasos
Antes de nada, debemos decir que la gestión de equipos no es una tarea fácil. En realidad, son muy pocas la personas verdaderamente cualificadas y capacitadas para desempeñar esta competencia tan importante. Sin embargo, hay buenas noticias al respecto, aunque no todo el mundo es capaz de realizar una buena gestión de su equipo de trabajo, existen herramientas y metodologías para aplicar y lograr realizar una mejor gestión de equipos. Este tipo de herramientas y metodologías, pueden resultar de gran utilizad para mantener a todos los miembros avanzando de forma simultánea.
Por otro lado, para que estas herramientas sean útiles, hay que ser capaces de disponer de una serie de habilidades de gestión de proyectos. Cabe considerar incorporar un calendario laboral, planificar los proyectos y tener en cuenta todas las cuestiones que puedan plantearse.
Los pasos que se deben dar para lograr una buena gestión del equipo de trabajo empiezan con los recursos disponibles y la capacidad productiva en la gestión de los equipos. Si el trabajo del equipo se encuentra disperso entre varias herramientas, planes y proyectos diferentes, difícilmente puede conocerse el volumen de trabajo que se debe abordar. Conocerlo es la clave para saber con anticipación lo que cada miembro del equipo puede hacer y en que tareas se puede ocupar.
A continuación, conviene asignar los recursos y hacer un desglose de forma individualizada. Una vez el líder del equipo tiene una visión general de lo necesario, ya puede saber que miembro se ocupará de cada trabajo y el tiempo que debe dedicará. Aunque parece un paso muy sencillo, puede complicarse la manera en la que se asignan los recursos. Sin embargo, hacerlo de forma adecuada, ayuda en la gestión de los equipos y a identificar y asignar los recursos de forma eficaz. Para ello, hay que conocer las capacidades de cada miembro del equipo. Así mismo, hay que asignar los trabajos por prioridad y elegir a las personas adecuadas para cada tarea.
Una vez se han realizado estos dos pasos previos, lo más adecuado es analizar la asignación con el equipo de trabajo y realizar los ajustes necesarios. Realizar un seguimiento de cada componente y la manera en que gestiona su volumen de trabajo, hay que ser proactivo y programar reuniones individuales con los miembros del equipo. Si durante las reuniones se tiene conocimiento de que alguno de los miembros se siente sobrecargado, habrá que valorar si algún otro empleado puede asumir mayor carga de trabajo. El equilibrio entre las cargas de trabajo es esencial en una buena gestión de equipos.
Gestionar al equipo no consiste únicamente en contemplar el panorama general, hay que animar al equipo a que ellos mismos desarrollen su propio sistema para gestionar sus recursos. Cuando hay mucho trabajo es fundamental que los empleados hagan lo correcto y de forma eficiente, en aras de una mejora continua. Sugerir estrategias de gestión de tiempo individualizadas o minimizar las reuniones son algunas de las cosas que se pueden hacer.
Por último, una buena gestión de equipos, pasará por conocer las fortalezas y debilidades de cada miembro, sus necesidades e inquietudes y, por supuesto incorporar una herramienta de gestión a la que todos tengan acceso. Gracias a este tipo de herramientas, se obtiene una visión general y particular de cada proyecto y miembro, desde un único lugar. Este tipo de herramientas, gestionan el equipo, el proyecto y a las personas, lo que implica un ahorro de tiempo, pues gran parte del trabajo de gestión se ejecuta de forma casi automática. Cada miembro del equipo puede ver lo que su parte del trabajo aporta al conjunto y acceder a las iniciativas de la empresa. Dentro de estas tareas se establece un canal de comunicación en el que la información está disponible y accesible para todos en tiempo récord.
En definitiva, con todos estos ingredientes y las habilidades necesarias por parte del líder, la gestión de los equipos, puede proporcionar los mejores resultados a nivel empresarial.