Cuando pensamos en poner en marcha una empresa solemos imaginar primero aquello que queremos vender, los clientes que necesitamos conseguir o la manera en la que podemos hacer crecer el negocio. Sin embargo, detrás de esa parte más visible existe otra realidad mucho menos llamativa que también requiere atención. Facturas, nóminas, impuestos, pagos, gastos, documentación y contabilidad terminan formando parte de la rutina, aunque muchas veces solamente nos acordemos de ellos cuando se acerca una fecha importante.
Estas tareas pueden parecer especialmente complicadas durante los primeros meses. Hay conceptos que probablemente nunca habíamos necesitado conocer y, de repente, tenemos que familiarizarnos con ellos. Lo importante es comprender que no necesitamos convertirnos en expertos en cada materia para entender cómo funciona nuestra empresa, pero sí conviene saber qué obligaciones existen, qué documentación debemos conservar y cuáles son las fechas que no podemos dejar pasar.
Uno de los errores más fáciles de cometer es considerar toda esta parte administrativa como algo secundario. Llevarla al día nos permite conocer mucho mejor la situación del negocio y evita que determinados problemas se acumulen. Una factura que no registramos, un documento que dejamos para más adelante o una fecha que olvidamos pueden parecer cuestiones pequeñas por separado, aunque juntas pueden complicarnos bastante la gestión. Dedicar un poco de tiempo cada semana a revisar estos asuntos puede evitarnos muchas prisas cuando llegue el momento de presentar documentación o comprobar las cuentas. También nos permitirá detectar antes posibles errores y corregirlos sin tener que revisar meses de información acumulada. Al final, mantener cierto orden administrativo puede darnos una visión mucho más clara de cómo está funcionando realmente nuestra empresa.
La contabilidad nos ayuda a entender qué está ocurriendo realmente en la empresa
La contabilidad puede parecernos simplemente una obligación llena de números, pero tiene una utilidad bastante más práctica. Nos permite ordenar la información económica de la empresa y conocer qué estamos ingresando, cuánto gastamos y cuál es la situación del negocio. Vender mucho no significa necesariamente ganar mucho, porque detrás de las ventas encontramos alquileres, salarios, suministros, compras, seguros, impuestos y numerosos gastos que debemos tener en cuenta.
Por esta razón es importante registrar correctamente las operaciones y conservar la documentación correspondiente. Una empresa puede tener meses con bastante facturación y, aun así, encontrarse con dificultades de liquidez si sus clientes tardan en pagar o si coinciden varios gastos importantes. Mirar únicamente el dinero que entra en la cuenta bancaria puede proporcionarnos una visión incompleta de lo que realmente está sucediendo.
Además, llevar la información al día facilita muchísimo el trabajo cuando llega el momento de preparar declaraciones, revisar resultados o tomar decisiones. Si dejamos las facturas acumuladas durante meses, después tendremos que dedicar mucho más tiempo a recordar a qué correspondía cada movimiento. Una rutina sencilla de revisión puede evitar esta situación y ayudarnos a detectar antes gastos inesperados, facturas pendientes de cobro o diferencias que necesitamos comprobar.
La gestión administrativa forma parte de la actividad cotidiana
Nóminas, impuestos y contabilidad no son cuestiones completamente independientes. En realidad, están relacionadas entre sí y forman parte de una misma gestión económica y administrativa. Una empresa que contrata trabajadores tendrá que ocuparse de sus salarios y cotizaciones, mientras que las operaciones realizadas durante su actividad también tendrán consecuencias contables y fiscales. Por eso resulta conveniente trabajar con la documentación de manera ordenada desde el principio. De acuerdo con Coma & Roig, entre las cuestiones habituales dentro del área fiscal y contable se encuentran la contabilidad de la empresa, las declaraciones fiscales, el pago de impuestos, la gestión del personal y las nóminas. Esta enumeración nos permite hacernos una idea bastante clara de cómo diferentes obligaciones terminan coincidiendo en la gestión diaria de un negocio y de por qué conviene contemplarlas conjuntamente en lugar de acordarnos de cada una solamente cuando llega una fecha determinada.
También debemos entender que las obligaciones concretas no son exactamente iguales para todos los negocios. Influyen cuestiones como la forma jurídica, la actividad, la existencia de trabajadores o determinadas operaciones que realice la empresa. Por este motivo, los calendarios y procedimientos deben adaptarse a cada caso. Lo importante para quien dirige un negocio es tener claro qué documentación debe generar, cuáles son sus principales fechas y qué información necesita facilitar para que todo pueda gestionarse correctamente.
Las nóminas son mucho más que realizar una transferencia a final de mes
Cuando tenemos trabajadores, pagar una nómina no consiste simplemente en enviar una determinada cantidad de dinero a su cuenta. En ella aparecen diferentes conceptos relacionados con el salario, las percepciones del trabajador, las deducciones y las correspondientes cotizaciones. Para una persona que nunca haya gestionado personal, encontrarse por primera vez con todos estos conceptos puede resultar bastante confuso.
También existen circunstancias que pueden modificar la gestión habitual, como una baja, un cambio salarial, determinadas horas extraordinarias o una incorporación. Esto explica por qué la información entre la empresa y la persona responsable de preparar las nóminas debe circular correctamente. Si se produce un cambio relevante durante el mes, conviene comunicarlo a tiempo para que pueda reflejarse cuando corresponda.
La Seguridad Social recuerda que en el Régimen General tanto empresarios como trabajadores están obligados a cotizar y que la empresa es responsable de ingresar su propia aportación y la correspondiente a sus trabajadores, descontando de sus salarios la parte que les corresponde. Las cuotas se ingresan, con carácter general, durante el mes siguiente al de su devengo. Es un buen ejemplo de cómo el pago del salario y las obligaciones asociadas están estrechamente relacionados.
Los impuestos también necesitan planificación
Los impuestos suelen ser una de las cuestiones que más preocupan cuando comenzamos una actividad empresarial. Una razón es que determinados pagos se producen periódicamente y, si no hemos reservado dinero suficiente, podemos encontrarnos con un problema de liquidez. El hecho de ver una determinada cantidad en nuestra cuenta bancaria no significa necesariamente que todo ese dinero esté disponible para gastarlo.
El IVA es probablemente uno de los ejemplos que mejor permiten entender esta situación. En términos generales, las empresas y profesionales sujetos al impuesto tienen obligaciones relacionadas con la facturación, los registros y las correspondientes declaraciones. La normativa del IVA establece, entre otras cuestiones, obligaciones de expedir facturas, llevar determinados registros y presentar las declaraciones que correspondan.
Por eso puede resultar útil separar mentalmente la facturación del dinero que realmente podemos considerar disponible. También conviene conocer con suficiente antelación las fechas fiscales importantes y evitar esperar hasta el último momento para recopilar documentación. Cuanto más organizada esté nuestra información durante el trimestre o el ejercicio, menos complicado resultará revisar todo cuando llegue el momento de preparar las obligaciones correspondientes. Reservar periódicamente una parte del dinero para afrontar determinados pagos también puede ayudarnos a evitar imprevistos. De esta manera tendremos una imagen más realista de la cantidad que podemos destinar a otros gastos o inversiones del negocio. Además, anticiparnos nos permitirá afrontar las fechas fiscales con mayor tranquilidad y sin tener que reorganizar nuestras cuentas de manera apresurada.
Las facturas deberían estar ordenadas desde el momento en el que llegan
Las facturas son una pieza fundamental en la gestión de cualquier negocio. Podemos recibirlas por correo electrónico, descargarlas desde plataformas o conservar determinados documentos relacionados con compras y servicios. Si cada archivo termina guardado en un lugar diferente, encontrar después una factura concreta puede convertirse en una tarea bastante frustrante. Crear desde el principio un sistema sencillo de organización nos ahorrará mucho tiempo.
No necesitamos inventar una estructura excesivamente complicada. Podemos clasificar los documentos por meses, ejercicios, proveedores o tipos de gasto, dependiendo de lo que resulte más cómodo para nuestra actividad. Lo importante es mantener siempre el mismo criterio. También debemos evitar depender exclusivamente de nuestra bandeja de correo electrónico como sistema de archivo, porque localizar determinados documentos meses después puede resultar bastante incómodo.
Entre las rutinas que podemos incorporar encontramos algunas bastante sencillas:
- Guardar las facturas en cuanto las recibimos
- Separar correctamente las facturas emitidas y recibidas
- Revisar que los datos sean correctos
- Mantener ordenados los justificantes relacionados con determinados gastos
- Comprobar periódicamente qué clientes tienen pagos pendientes
- Revisar los movimientos bancarios
- Mantener un calendario con las fechas administrativas y fiscales importantes
Tener trabajadores añade nuevas responsabilidades a la organización
Cuando una empresa comienza a contratar personal, su gestión se vuelve inevitablemente más compleja. Ya no tenemos únicamente que preocuparnos por clientes, proveedores y facturas, sino también por contratos, salarios, cotizaciones, vacaciones, horarios y diferentes circunstancias laborales. Esto hace que resulte especialmente importante establecer procedimientos claros desde el principio.
La información debería circular con rapidez. Si un trabajador cambia determinadas condiciones, se incorpora una nueva persona o se produce alguna circunstancia que afecta a la nómina, dejar la comunicación para el último momento puede provocar errores. Lo mismo sucede con vacaciones y ausencias. Disponer de un sistema sencillo para registrar estos cambios permite que la empresa tenga una visión mucho más clara de su situación.
También debemos diferenciar entre el coste salarial que percibimos de manera inmediata y el coste total que supone una contratación para la empresa. Las cotizaciones forman parte de esta ecuación y deben incluirse cuando hacemos previsiones. Antes de ampliar un equipo resulta recomendable analizar cuánto supondrá realmente esa incorporación y no calcular el presupuesto únicamente tomando como referencia la cantidad neta que recibirá el trabajador. Tener una previsión más completa nos permitirá comprobar si podemos asumir ese gasto de manera estable durante los próximos meses. También conviene contemplar posibles variaciones y otros costes relacionados con la incorporación de una nueva persona al equipo. De esta forma podremos tomar la decisión con más información y evitar que un cálculo demasiado ajustado termine afectando a otras áreas del negocio.
Una buena organización puede evitar muchos problemas de última hora
Una parte importante de la gestión empresarial consiste simplemente en crear hábitos. Si cada semana dedicamos un momento a revisar documentación, facturas y movimientos pendientes, probablemente tendremos mucho menos trabajo acumulado al final del trimestre. En cambio, guardar todo en una carpeta y pensar que ya lo revisaremos más adelante puede terminar convirtiendo una tarea relativamente sencilla en varias horas de búsqueda.
La tecnología puede ayudarnos bastante. Existen programas de facturación, herramientas contables y sistemas de almacenamiento que permiten centralizar buena parte de la información. Sin embargo, utilizar una herramienta digital no garantiza automáticamente una buena organización. Si introducimos datos incorrectos o seguimos guardando los documentos sin ningún criterio, simplemente habremos trasladado el desorden del papel a una pantalla.
También conviene tener un calendario propio de obligaciones. Podemos anotar fechas fiscales, pagos periódicos, vencimientos de seguros, renovaciones y cualquier otra cuestión relevante. De esta manera no dependeremos exclusivamente de nuestra memoria. En mi opinión, esta es una de esas pequeñas costumbres que parecen innecesarias cuando tenemos pocas tareas, pero que se vuelven especialmente útiles a medida que el negocio crece.
Entender nuestras obligaciones nos permite gestionar mejor el negocio
No hace falta que la persona responsable de una empresa sepa calcular personalmente cada nómina o preparar todas las declaraciones tributarias. Podemos contar con profesionales especializados para determinadas tareas. Sin embargo, delegar no debería significar desentendernos completamente. Conocer los conceptos básicos nos permite comprender qué documentación nos están pidiendo, por qué debemos entregarla y qué consecuencias puede tener una determinada decisión.
Además, la información contable y administrativa puede ayudarnos a tomar decisiones que van mucho más allá del cumplimiento de obligaciones. Podemos descubrir que determinados gastos han aumentado, comprobar cuáles son los meses con mayor actividad o anticiparnos a momentos en los que necesitaremos más liquidez. Cuando los datos están correctamente organizados dejan de ser únicamente una obligación y se convierten también en una herramienta para conocer el negocio.
Al final, nóminas, impuestos y contabilidad forman parte de la actividad empresarial igual que atender clientes, vender productos o prestar servicios. Puede que no sean la parte que más ilusión nos haga cuando comenzamos un proyecto, pero aprender a convivir con estas obligaciones nos permite trabajar con mayor tranquilidad. La clave está en no esperar a que llegue un problema para poner orden, sino en crear desde el principio una rutina que nos permita saber qué tenemos pendiente, qué documentación debemos conservar y cuál es realmente la situación de nuestra empresa.
